12월은 한 해를 돌아보고 새해를 준비하기에 좋은 시기입니다. 직장인이라면 올 한 해 목표와 성과를 돌아보며 무엇을 잘했는지, 또 아쉬운 부분은 무엇인지 점검해 볼 수 있죠. 그리고 이를 토대로 다가오는 새해를 위한 실천가능한 현실적인 목표를 세우고 내게 주어진 시간을 관리하는 것도 중요할 것 입니다.
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이번 글에서는 효과적인 시간관리 방법인 GTD(Getting Things Done)[1] 개념과 실천가능한 목표를 세우는 방식인 SMART 원칙[2] 등을 토대로 현업에서 어떻게 효과적으로 적용할 수 있을지 살펴보도록 하겠습니다.
오늘 할일 체계화하기
GTD(Getting Things Done의 줄임말)는 “쏟아지는 일 완벽하게 해내는 법”이라는 책의 저자이자 세계 굴지의 기업과 조직에 경영 컨설팅을 제공해온 데이비드 앨런(David Allen)이 고안한 근로자들의 생산성 향상을 코칭하는 방법론 입니다. 작업을 체계적으로 관리하고 목표를 실행할 수 있는 단위로 나누는 5가지의 실천 가이드로 널리 알려져 있습니다.
- 수집(Capture) :해야 할 모든 일을 신뢰할 수 있는 애플리케이션(외부 도구)이나 노트 등에 기록하여 머릿 속에 있는 생각을 옮겨 체계적으로 정보를 저장하기
- 명확화(Clarify) : 정리한 항목들이 지금 해야하는 일인지, 얼마나 소요되는지 등을 점검해 보고 실행 가능한 작업으로 전환하거나 폐기하기
- 정리(Organize) : 앞 단계에서 구체화된 일들의 우선순위, 카테고리, 기한 등에 따라 분류하고 관리하기
- 검토(Reflect) : 일주일에 한번 또는 정기적으로 할 일 목록과 계획을 검토하여 진행 상황에 따라 우선 순위 등을 조정하는 등 모든 작업을 최신 상태로 유지하기
- 실행(Engage) : 우선 순위와 가용한 시간을 고려해 할 일을 실행하기
GTD는 목표와 작업을 명확히 정리하고 체계적으로 관리함으로써 실천 가능한 목표를 달성할 수 있도록 돕는 유용한 프레임워크입니다. 이 GTD 프레임워크를 실제로 업무에 적용하면 다음과 같이 체계화 할 수 있습니다.
할 일 수집 및 정리하기 : 머릿속에 떠오르는 모든 할 일을 앱이나 노트에 구체적으로 기록해 보는 방법입니다. 예를 들어, “보고서 작성하기” 작업은 “보고서 초안 작성”과 같이 구체적인 행동으로 나누는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 해야 할 일이 명확해지고, 실행으로 옮기기도 훨씬 수월해지는데요. 예컨대, “회의 준비하기”라는 과제를 “자료 조사하기”, “슬라이드 작성하기”, “회의 내용 점검하기”로 세분화하면 실천 가능성이 크게 높아집니다. 바로 실행해 볼 수 있는 방법 아닐까요?
해야 할 일들을 체계적으로 분류하기 : 해야 할 일들을 ‘바로 실행’, ‘진행 대기’, ‘프로젝트’로 나누어 우선순위를 분류하면 전체 흐름을 쉽게 파악할 수 있습니다. 예를 들어, “고객에게 회신하기”는 ‘바로 실행’으로, “팀원의 자료 제출 기다리기”는 ‘진행 대기’로 구분해 보는 것이죠. 우선순위를 정하고 매주 검토하며 계획을 조정하면, 스트레스를 줄이고 명확한 방향을 유지할 수 있습니다.
상황에 맞게 실행하기 : 하루 계획을 세울 때는 가장 중요한 작업부터 우선 실행하는 방법이 효과적입니다. 특히 “오늘 꼭 해야 할 일”을 중심으로 업무를 시작하면 집중력이 높아지고 계획 실행률도 자연스럽게 향상됩니다. 예를 들어, 에너지와 컨디션이 좋은 오전 시간에는 집중이 필요한 보고서를 작성하고, 점심 이후에는 비교적 간단한 이메일 답변을 처리하는 식으로 업무를 조정할 수 있습니다. 반대로, 컨디션을 고려하거나 업무 성격에 따라 순서를 바꾸는 경우도 필요합니다. 이 방식은 생체 리듬에 맞춰 업무의 효율을 높이는데 큰 도움이 되죠.
실천가능한 목표세우기
SMART 원칙은 George T. Doran이 1981년 11월 처음 언급했던 개념으로 구체적(Specific), 측정가능(Measurable), 달성가능(Achievable), 관련성(Relevant), 시간 제한(Time-bound)을 기준으로 목표와 KPI를 설정하는 프레임워크 입니다. 이를 활용하면 실천 가능한 단기 목표를 설정해볼 수 있습니다.
- 구체적(Specific) : 무엇을 어떻게 할 것인가 분명히 하기
- 측정가능(Measurable) : 수치로 측정가능한 범위 정하기
- 달성가능(Achievable) : 과도하거나 비현실적인 목표는 제외하기
- 관련성(Relevant) : 나에게 중요하고 의미있는 목표인지 점검하기
- 시간 제한(Time-bound) : 목표를 달성할 마감 시한 정하기
“앞으로 3개월 동안 진행되는 OOO 프로젝트에서, 매주 금요일까지 스크럼 기간 내 담당 업무의 90%를 완료하겠습니다. 또한, 팀원들과 매주 2회 30분 이상 진행 상황을 공유하며 피드백을 수집하고, 매주 1건의 개선 아이디어를 제안해 프로젝트 성과를 높이겠습니다.”
이처럼 구체적이고 측정할 수 있는 목표를 세우면, 달성할 수 있는 범위 내에서 실행 동기를 높이고 구체적인 계획을 수립할 수 있습니다. 목표를 명확히 설정하면 시작이 쉬워지고, 꾸준히 실천할 동기를 유지할 수 있습니다.
내 시간을 가치있게 관리하기
방해 요소를 최소화하기 : 집중력 향상에 방해되는 요소를 최소화 하는 것 또한 중요합니다. 스마트폰 알림을 끄거나 “집중 모드”를 활성화하고, 업무 공간을 정리한 뒤 팀원들에게 업무 시간 동안 방해를 피할 수 있도록 간단히 알릴 수도 있습니다. 예를 들어, 중요한 프레젠테이션이나 발표 자료를 준비할 때는 알림을 차단하고, 꼭 필요한 회의만 참석을 한다면 작업의 질을 높이고 시간도 더 효율적으로 활용할 수 있죠.
작업 위임 및 업무 분할 하기 : 업무를 효과적으로 위임하고 의사소통을 개선하는 것이 중요합니다. 업무를 위임할 때는 기대하는 결과와 기준을 명확히 전달하고, 필요한 자원과 지원을 제공하세요. 예를 들어, 팀원에게 프로젝트 보고서를 작성하게 하되 자료와 일정표를 전달하면, 책임감도 부여되고 성공 확률도 높아집니다. 또한, 명확하고 간결한 의사소통은 상대방과의 신뢰를 쌓는 데 필수적입니다. 핵심 메시지를 체계적으로 전달하고, 열린 태도로 피드백을 수용한다면 협업의 질을 한층 더 높일 수 있습니다.
자투리 시간을 활용한 정보 습득 : 바쁜 일상 속에서도 꾸준히 최신 정보를 습득하고, 관심사나 업무에 유용한 지식을 쌓는 것은 자기 관리의 중요한 요소입니다. 특히 직장인이라면 비즈니스나 실무에 바로 적용 할 수 있는 다양한 팁, 유용한 인사이트를 얻기 위해 많은 노력이 필요하죠. 그중에서도 뉴스레터는 간편하고 효과적인 선택이 될 수 있는데요, 지금 보고 계신 비즈고 블로그에서도 2025년 1월부터 뉴스레터 서비스를 시작합니다. 메시징 산업의 최신 트렌드, 고객과의 커뮤니케이션 방법에 있어 유용한 인사이트를 얻고 싶으시다면 사전 구독(링크)해 두세요!
연말과 연초는 단순히 한 해를 돌아보고 새로운 목표를 세우는 시점에 그치지 않습니다. 이 시기를 잘 활용하면 앞으로의 삶을 더욱 체계적이고 생산적으로 변화시킬 수 있는 중요한 기회가 됩니다.
앞서 소개한 시간 관리와 자기 관리 방법은 작은 변화부터 시작해도 충분한 효과를 발휘하게 될텐데요. 중요한 것은 매일 꾸준히 실천하며 지속하는 것입니다. 스트레스를 줄이고 성취감을 높이는 새로운 한 해를 만들어보세요.
