프랜차이즈, 대리점, 총판, 지사. 명칭은 달라도 본사에서 여러 지점을 관리하는 구조는 비슷하죠. 그리고 이런 구조에서 마케팅 담당자가 겪는 어려움도 대체로 비슷합니다. 시즌 프로모션 메시지를 보내야 하는데 지점마다 다른 문구를 쓰고 있거나, 본사에서 정한 템플릿을 안내했는데 며칠이 지나도 반영이 안 되어 있거나. 결국 이메일 보내고, 전화하고, 다시 확인하는 과정이 반복됩니다.
이 글에서는 다지점 운영 기업이 메시지 발송을 효율적으로 관리하는 방법을 다뤄보려고 합니다. 특히 본사와 지점이 하나의 메시지 발송 환경을 공유하면서도 역할에 맞게 권한을 나눠 쓸 수 있는 구조에 대해 이야기해볼게요.
지점별로 메시지를 따로 관리하면 생기는 문제
지점마다 개별 문자 서비스나 알림톡 계정을 쓰는 경우가 많습니다. 지점 입장에서는 자기 고객에게 직접 메시지를 보낼 수 있어서 편하죠. 하지만 본사 입장에서 보면 몇 가지 문제가 생깁니다.
❎ 우선 브랜드 메시지의 일관성을 유지하기 어렵습니다.
같은 프로모션인데 A지점은 “10% 할인”이라고 보내고, B지점은 “특별 할인 이벤트”라고 보내면 고객 입장에서는 같은 브랜드인지 헷갈릴 수 있죠. 프랜차이즈의 핵심 가치 중 하나가 어느 지점을 방문해도 동일한 경험을 제공하는 것인데 메시지 커뮤니케이션에서 이 일관성이 깨지는 겁니다.
❎ 시즌 마케팅 대응도 느려집니다.
본사에서 새로운 프로모션 메시지를 기획해도, 이걸 각 지점에 전달하고 실제 발송까지 이어지려면 시간이 걸리죠. 이메일로 안내하고, 문의 전화 받고, 제대로 적용했는지 확인하는 과정을 거치다 보면 정작 프로모션 기간은 절반이 지나 있기도 합니다.
❎ 발송 현황 파악도 쉽지 않습니다.
지점별로 어떤 메시지를 얼마나 보냈는지, 고객 반응은 어땠는지 본사에서 취합하려면 또 별도의 보고 체계가 필요해요. 데이터가 흩어져 있으니 전체적인 마케팅 성과를 분석하기도 어렵고요.
본사와 지점이 같은 공간에서 메시지를 관리한다면
이런 문제를 해결하려면 본사와 지점이 하나의 메시지 발송 환경을 공유하는 구조가 필요합니다. 물론 모든 권한을 똑같이 주면 안 되겠죠. 본사는 전체를 관리하고, 지점은 발송 업무에 집중할 수 있도록 역할에 맞게 권한을 나누는 게 핵심입니다.
비즈고에서는 이런 구조를 팀스페이스라는 기능으로 제공하고 있어요. 팀스페이스는 부서나 지점, 업무 단위로 만들 수 있는 전용 작업 공간입니다. 하나의 기업 계정 아래 여러 팀스페이스를 만들고, 각 팀스페이스에 필요한 구성원을 초대해서 함께 사용하는 방식이죠.
예를 들어 프랜차이즈 본사라면 “서울 강남점”, “부산 해운대점”처럼 지점별로 팀스페이스를 만들 수 있습니다. 각 지점 담당자는 자기 팀스페이스에서 메시지를 발송하고, 본사 관리자는 전체 팀스페이스의 발송 현황을 한눈에 확인할 수 있어요.
이용 요금도 팀스페이스별로 분리해서 관리할 수 있습니다. 지점마다 매출 규모도 다르고 발송하는 메시지량도 다를 텐데, 각 지점에서 실제로 사용한 만큼만 납부하면 되니까 비용 정산도 깔끔해지죠.
권한을 나누면 이런 것들이 가능해집니다
비즈고에서는 구성원 권한을 마스터, 매니저, 멤버 세 단계로 구분합니다. 각 권한별로 할 수 있는 일이 다른데, 이걸 잘 활용하면 본사-지점 간 업무 분담이 명확해집니다.
마스터와 매니저는 알림톡 템플릿을 등록하거나 발신번호를 관리하는 등 서비스 설정 권한을 갖습니다. 반면 멤버는 이미 등록된 템플릿을 선택해서 메시지를 발송하는 권한만 갖고요. 이렇게 하면 본사에서 승인한 메시지 템플릿만 지점에서 사용하도록 통제할 수 있습니다. 지점 담당자가 임의로 메시지 내용을 바꾸거나 검수받지 않은 템플릿을 쓰는 걸 방지할 수 있죠.
청구 정보나 기업 정보 같은 민감한 설정은 마스터만 접근할 수 있습니다. 지점 담당자에게는 불필요한 정보니까요. 대신 메시지 이용 내역이나 발송 통계는 멤버도 확인할 수 있어요. 지점에서 자기 발송 현황을 직접 확인할 수 있으니, 본사에 따로 요청하거나 본사가 일일이 취합해서 공유해줄 필요가 없습니다. 정리하면 이런 구조가 됩니다.
본사 관리자가 하는 일
- 알림톡 템플릿 등록 및 관리
- 발신번호, 발신프로필 설정
- 전체 팀스페이스 발송 현황 모니터링
- 청구 및 요금 관리
지점 담당자가 하는 일
- 등록된 템플릿 선택해서 고객에게 메시지 발송
- 자기 지점의 발송 내역 및 통계 확인
시즌 마케팅도 빠르게 대응할 수 있습니다
이 구조의 또 다른 장점은 시즌 마케팅 대응 속도입니다. 예를 들어 여름 시즌 프로모션 알림톡을 보내야 한다고 해볼게요.
기존 방식이라면 본사에서 프로모션 내용을 정리하고, 지점별로 이메일이나 공지로 안내하고, 지점에서 각자 알림톡 템플릿을 등록하고, 카카오 검수를 받고, 통과되면 발송하는 흐름이었을 겁니다. 지점이 많으면 이 과정에서 누락이 생기거나 시간이 지체되기도 하죠.
팀스페이스를 활용하면 본사에서 프로모션 알림톡 템플릿을 한 번만 등록하면 됩니다. 지점 담당자는 별도의 검수 과정 없이 이미 준비된 템플릿을 선택해서 자기 고객에게 발송하면 됩니다.
본사 입장에서는 모든 지점이 동일한 메시지를 보내고 있다는 확신을 가질 수 있고, 지점 입장에서는 복잡한 준비 과정 없이 바로 마케팅에 참여할 수 있죠. 프로모션 기간에 맞춰 신속하게 움직일 수 있는 구조가 만들어지는 겁니다.
