콘퍼런스, 워크샵, 웨비나 등 수백 명 이상이 참여하는 큰 행사를 준비하고 계신가요? 장소 예약부터 케이터링, 연사 섭외까지 챙길 일이 정말 많습니다. 그런데 행사일이 다가오면 가장 신경 쓰이는 부분 중 하나가 바로 ‘참가자 안내’죠.
참가자 300명의 명단은 엑셀 파일로 정리되어 있는데 이 많은 사람들에게 어떻게 행사 시간과 장소, 유의사항을 한 번에 전달할 수 있을까요? 이메일은 미처 확인하지 못하는 사람들이 있을까봐 우려되고 참가자 번호를 하나하나 입력해서 문자를 한 통씩 보내자니 벌써부터 막막하죠.
‘이걸 언제 한 명씩 복사해서 보내지?’, ‘실수로 누락하거나 잘못 보내면 어떡하지?’ 하는 막막함이 있으실 텐데요. 만약 지금 엑셀 파일만 가지고 있다면, 이런 반복적인 수작업 없이 웹에서도 간편하게 문자를 발송할 수 있습니다. 바로 비즈고의 웹발송 기능을 활용하는 거죠. 오늘은 이 실용적인 방법을 자세히 설명해 드릴게요.
💻 수작업은 그만 | 엑셀로 한 번에 끝내는 웹발송
행사 안내 문자는 대부분 일회성이거나 특정 시기에만 집중됩니다. 이럴 때 필요한 건 참가자 번호를 하나하나 복사 붙여넣기 하는 비효율적인 방식이 아니라 로그인해서 바로 쓸 수 있는 직관적인 웹발송 환경이죠.
비즈고 웹발송 기능은 이런 상황에 최적화되어 있습니다. 별도 설치나 연동 과정 없이 웹사이트에서 바로 수백, 수천 건의 메시지를 보낼 수 있도록 지원하죠.
참고로 비즈고의 기본 웹발송 한도는 월 50,000건, 일 5,000건입니다. 수백 명 규모의 행사 안내에는 전혀 부족함이 없는 수준이고 필요하다면 고객센터를 통해 추가 발송도 가능합니다.
📁 참가자 명단, 엑셀로 한 번에 등록하기
가장 중요한 단계는 참가자들의 수신자 정보를 등록하는 과정이죠. 비즈고 웹발송 화면에서는 두 가지 방법을 제공합니다.
- 수신자 정보 직접 입력
- 엑셀 파일 불러오기
10명 내외라면 직접 입력하는 것이 빠를 수도 있지만, 참가자가 수십, 수백 명이라면 단연 ‘엑셀 파일 불러오기’가 효율적입니다.
행사 담당자라면 이미 참가자 명단을 엑셀로 관리하고 계실 텐데요. 그 파일을 거의 그대로 사용할 수 있습니다. [샘플 파일 다운로드]를 눌러 양식을 확인하고, 기존 엑셀 파일의 ‘휴대폰 번호’와 ‘이름’ 열을 복사해 붙여넣기만 하면 준비는 끝납니다.
파일을 업로드하면, 엑셀의 각 열을 어떤 정보로 사용할지 지정하는 화면이 나옵니다. ‘A열은 휴대폰번호’, ‘B열은 이름’처럼 간단히 지정만 해주면 수백 명의 수신자 정보가 순식간에 등록되죠.
✨ 변수를 활용한 맞춤 문자 작성
참가자분들에게 단체 문자를 보낼 때, “참가자님, 환영합니다.”라고 보내는 것과 “김비즈님, 환영합니다.”라고 보내는 것은 큰 차이가 있습니다. 후자가 훨씬 정성스럽게 느껴지고, 수신자 역시 본인에게 온 중요한 정보라고 인지하게 되죠.
이게 가능한 이유는 엑셀 파일로 등록한 ‘이름’ 정보를 ‘변수’로 활용할 수 있기 때문입니다. 비즈고 웹발송 화면의 [변수] 버튼을 이용하면, 엑셀에서 ‘이름’으로 지정한 B열의 값을 #{이름}이라는 변수로 불러올 수 있습니다.
이렇게 설정하고 발송하면, 엑셀 파일의 ‘이름’ 열에 ‘김비즈’이라고 적힌 분에게는 “김비즈님, 다가오는 세미나 참가에…”라고 발송되고, ‘이메시’이라고 적힌 분에게는 “이메시님, 다가오는 세미나 참가에…”라고 자동으로 변환되어 발송됩니다. 모든 참가자에게 개별 맞춤 문자를 보낼 수 있는 거죠.
문자에 행사 장소 약도나 안내 이미지 첨부가 필요하다면 [이미지 추가] 버튼으로 MMS 발송도 가능합니다.
여기서 한 가지 더 유용한 팁을 드릴게요. D-1 리마인더나 D+1 감사 인사처럼 자주 발송하는 메시지 형식이 있다면 매번 새로 작성하실 필요가 없습니다. 비즈고 웹발송 화면에서는 [메시지 저장/불러오기] 기능을 지원하거든요. #{이름} 같은 변수가 포함된 내용도 그대로 저장해두고, 필요할 때마다 바로 불러와서 날짜만 살짝 바꿔 쓸 수 있으니 정말 편리하죠.
🔍 오류 검사와 예약 설정
수백 건의 문자를 발송하는 건 간단한 작업이지만, 단 한 번의 실수는 행사의 신뢰도에 영향을 줄 수 있습니다. 특히 ‘번호가 틀리면 어떡하지?’, ‘변수 설정이 잘못되면 어떡하지?’ 같은 걱정이 들 수 있죠.
수신자 정보 등록을 마쳤다면, [발송] 버튼을 누르기 전에 꼭 [오류 검사]를 실행해 보세요.
비즈고의 오류 검사 기능은 발송 전에 미리 문제를 체크해 줍니다.
- 휴대폰 번호 형식이 잘못된 경우 (번호오류)
- 번호가 아예 입력되지 않은 경우 (번호없음)
- 문자 본문에 #{이름} 변수를 썼는데, 엑셀에 이름 정보가 없는 수신자가 있는 경우 (변수없음)
이런 오류들을 미리 확인하고 수정할 수 있어, 발송 실패를 최소화하는 데 큰 도움이 됩니다.
오류 검사까지 마쳤다면, 이제 발송만 남았습니다. 행사 안내 문자는 보통 특정 시간에 맞춰 보내야 하죠. D-1일 전 오후 6시, D-day 오전 9시처럼 말이죠.
[즉시 발송] 대신 [예약 발송]을 선택하고 원하는 날짜와 시간을 지정하면, 정확히 그 시간에 모든 참가자에게 문자가 발송됩니다. 예약된 문자는 발송 10분 전까지는 [예약 메시지] 함에서 수정하거나 취소할 수 있으니, 오타를 발견해도 안심할 수 있습니다.
🗂️ 다음 행사까지 편하게 | 주소록 활용하기
행사 안내 문자는 한 번으로 끝나지 않는 경우가 많습니다.
- (D-7) 행사 안내 및 기대평 이벤트
- (D-1) 행사 리마인더 및 오시는 길 안내
- (D+1) 행사 종료 감사 및 설문조사 안내
이때마다 참가자 엑셀 파일을 계속 업로드하는 건 번거로운 일이죠. 이럴 때 ‘주소록’ 기능을 활용하면 아주 편리합니다. 처음 엑셀 파일을 업로드할 때, 이 참가자 명단을 ‘2025 세미나 참가자’ 같은 그룹으로 주소록에 저장해 둘 수 있습니다.
그러면 D-1 리마인더 문자를 보낼 때는 엑셀을 다시 올릴 필요 없이, [주소록 불러오기] 버튼 한 번만 누르면 해당 그룹의 참가자들이 바로 수신자로 등록됩니다. 행사 담당자의 반복 업무가 훨씬 줄어들게 되죠.
중요한 건 빠르고 정확한 전달
수백명 규모의 행사를 준비할 때, 참가자에게 제때 정확한 정보를 전달하는 것은 행사의 만족도를 결정하는 중요한 요소입니다. 하지만 이 과정이 너무 복잡해서 담당자의 에너지를 소모해서는 안되죠.
반복적인 수작업 없이 엑셀 파일만으로 수백 명에게 변수가 포함된 맞춤형 안내 문자를 보내고, 예약 발송으로 원하는 시간을 맞추며, 주소록 기능으로 다음 문자까지 편하게 관리하는 것.
비즈고 웹발송 기능은 이 모든 과정을 가장 효율적으로 처리할 수 있도록 돕습니다. 이제 복잡한 문자 발송 고민은 비즈고에 맡기고, 더 성공적인 행사를 기획하는 데 집중해 보세요.
